+7 (911) 810-51-77
Российская Федерация, Ленинградская область, Все­воложский муниципальный район, муниципальное образование Куйвозовское сельское поселение, массив «Грузино»
Приложение 1 Положение о ведении делопроизводства.

Дополнительный блок

Приложение 1 Положение о ведении делопроизводства.

 УТВЕРЖДЁНО Решением общего собрания членов садоводческого некоммерческого товарищества «Куйвози-2» в форме собрания уполномоченных.
Протокол № 21 от 8 декабря 2018 года.

ПОЛОЖЕНИЕ
О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ХРАНЕНИИ АРХИВА САДОВОДЧЕСКОГО НЕКОММЕРЧЕСКОГО ТОВАРИЩЕСТВА «КУЙВОЗИ – 2» МАССИВА «ГРУЗИНО»

1. Общие положения
1.1 Настоящее Положение устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности садового некоммерческого товариществе «КУЙВОЗИ – 2» массива «Грузино» (далее – «Товарищество») документов. Требования являются обязательными для всех членов Товарищества, участвующих в документообороте.
1.2. В Положении используются следующие основные понятия:
- “документирование” – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
- “документ” – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, физическим или юридическим лицом, в том числе Товариществом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Товарищества; “документооборот” – движение документов от
момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело (архив) и/или отправки;
- “делопроизводство” – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
- “архив” – совокупность документов Товарищества и входящих документов от физических и юридических лиц, в том числе государственных органов и органов местного самоуправления, укомплектованных и хранящихся в Товариществе с целью их использования в деятельности Товарищества;
- “реквизит документа” – обязательный элемент оформления документа;
- “подлинник документа” – первый или единственный экземпляр документа;
- “копия документа” – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
- “регистрация документа” – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
- “номенклатура дел” – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Товариществе, с указанием сроков их хранения;
- “дело” – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу.
1.3. Настоящее Положение составлено с использованием ГОСТ Р 7.0.8. - 2013 «Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения».
1.4. Требования Положения распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.
1.5. Организация делопроизводства в Товариществе осуществляется традиционным способом на бумажных носителях с возможностью использования электронных носителей и системы электронного документооборота.
1.6. Порядок обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную информацию ограниченного распространения или иную тайну, персональные данные), осуществляется в соответствии с законодательством РФ.
1.7. Настоящее Положение не распространяется на организацию работы с документами и другими носителями информации, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.8. К финансовой, бухгалтерской и к другой специальной документации Положение распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
1.9. Право изменять, дополнять, пересматривать, приостанавливать или отменять данное Положение принадлежит исключительно общему собранию членов Товарищества.

2. Правила организации делопроизводства.
2.1. Делопроизводство в СНТ «Куйвози – 2» организуется на основе требований к делопроизводству в некоммерческой организации и ст. 21 ФЗ-2017 от 29.07.2017 г.
2.2. Ответственность за состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Положением порядка работы с документами и за их сохранность возлагается на председателя Товарищества.
2.3. После избрания общим собранием Председателя, прежний Председатель Товарищества обязан в течение 10 дней передать по акту все дела по делопроизводству. В случае затягивания процесса передачи дел Товарищества более чем на 10 дней, ревизионная комиссия (вновь выбранная на общем собрании) вправе обжаловать действия виновного Председателя в суде.
2.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется Правлением Товарищества.
Правление обязано:
1. обеспечивать тщательную подготовку документов, достоверность информации, содержащейся в них, а также правильное их оформление;
2. принимать меры к сокращению документооборота и случаев требования предоставления избыточной информации (отчетов);
3. обеспечивать сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащихся в них служебной информации.
4. обеспечивать ознакомление членов Товарищества по их заявлению и за плату, размер которой установлен решением общего собрания членов товарищества, заверенные в порядке, установленном Уставом Товарищества и ст. 21 ФЗ-2017 от 29.07.2017 г, копии:
1) устава товарищества, документа, подтверждающего факт внесения записи в единый государственный реестр юридических лиц;
2) бухгалтерской (финансовой) отчетности товарищества, приходно-расходных смет товарищества, отчетов об исполнении таких смет, аудиторских заключений (в случае проведения аудиторских проверок);
3) заключения ревизионной комиссии (ревизора) товарищества;
4) документов, подтверждающих права товарищества на имущество, отражаемое на его балансе;
5) протокола собрания об учреждении товарищества, протоколов общих собраний членов товарищества, заседаний правления товарищества и ревизионной комиссии товарищества;
6) финансово-экономического обоснования размера взносов;
7) иных внутренних документов товарищества.
Расходы по изготовлению копий возлагаются на лицо, подавшее заявление о предоставлении ему копий.
2.5. Подлинники документов выдаются членам Товарищества для ознакомления на месте. Из помещения правления (архива) выносить подлинники документов запрещается за исключением случаев определённых законодательством и только лицами ответственными за их хранение и сбережение.
2.6. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям (судебным и правоохранительным органам, и органами местного самоуправления) допускается только с разрешения Председателя Товарищества и на основании поступивших письменных запросов.
2.7. Использование сведений, содержащихся в документах Товарищества, для опубликования в печати, распространения в передачах радио и телевидения, электронных средствах массовой информации допускается с письменного разрешения Председателя Товарищества.
2.8. Непосредственное ведение делопроизводства в Товариществе осуществляется назначенным для этого членом Правления Товарищества или наемным работником, ответственным за делопроизводство и передачу дел на архивное хранение, назначенным распоряжением Председателя Товарищества.
2.9. При увольнении лица, ответственного за делопроизводство, передача документов и дел осуществляется по акту.

3. Создание документов в Товариществе
3.1 Документы в Товариществе оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
3.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 15 мм – верхнее и 15 мм – нижнее.
3.3. Образец бланков, электронные шаблоны бланков Товарищества утверждаются Правлением Товарищества.
3.4. Реквизитами документов Товарищества являются:
• наименование Товарищества;
• должность лица – автора документа;
• подпись должностного лица;
• вид документа;
• место составления документа;
• адресат;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• текст документа;
• ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (если имеются);
• отметка о наличии приложений;
• оттиск печати;
• отметка о заверении копии.
3.5. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
3.6. В Товариществе выделяются три вида документов: внутренняя документация поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая).
3.7. К внутренней документации Товарищества отнесены следующие виды документов:
• Протоколы с решениями органов управления Товарищества (протоколы Общих собраний членов Товарищества, протоколы Правления Товарищества);
• Решения Правления Товарищества (принимаются в соответствии с решениями Общих собраний членов Товарищества);
• Предписания Правления Товарищества (принимаются в рамках компетенции Товарищества);
• Реестр членов Товарищества;
• журнал регистрации заседаний Правления Товарищества;
• журнал регистрации Общих собраний членов Товарищества.
3.8. Конкретную форму документов, указанных в п.3.7. разрабатывает и утверждает Правление Товарищества.
3.9. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.
Вид регистрационного номера – Например: вх. 001/01-2018,
где 001 – порядковый регистрационный номер;
01 – номер дела, в котором этот документ будет подшит;
2018 – год поступления.
На рассмотрение документа, в том числе обращения (жалобы) члена Товарищества, отводится не более 30 дней.
3.10. Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или утверждения Правлением, путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации исходящих документов.
3.11. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции:
• перед текстом письма обяза¬тельно указывается, на какой исходящий номер даётся ответ.
• Исходящие документы подписываются Председателем Товарищества. Финансовые документы подписываются Председателем Товарищества и Главным бухгалтером.
• Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых на¬правляется адресату, а второй остается в товариществе и подшивается в соответствующее дело.
3.12. Из образующихся в процессе деятельности Товарищества документов формируется документальный фонд Товарищества.
Формирование документального фонда Товарищества осуществляется Правлением Товарищества путем составления номенклатуры документов, обеспечения их сохранности, учета и включения в архив Товарищества.
3.13. Книги, журналы, дела и др. документы бухгалтерского и кадрового учёта вносятся в общую номенклатуру Товарищества. Бухгалтерский учёт ведётся бухгалтером Товарищества отдельно в соответствии с требованиями законодательства к бухгалтерскому учёту.
3.14. Документы кадрового учета ведутся отдельно и хранятся председателем Товарищества в соответствии с Трудовым Кодексом и др. нормативными документами.

4. Ведение Архива
4.1. Архивные документы Товарищества хранятся в сейфе или закрытом шкафу в офисе Товарищества.
4.2. Уничтожение документов Товарищества производится в соответствии с правилами настоящего Положения.
4.3. Малозначительные документы Товарищества могут быть уничтожены по истечении 5 лет с момента их создания или получения Товариществом.
4.4. В течение 49 лет не подлежат уничтожению:
• учредительные документы;
• уставы во всех редакциях;
• внутренние регламентирующие документы во всех редакциях;
• заявления на членство в Товариществе;
• договоры на пользование инфраструктурой с садоводами – индивидуалами;
• приходно-расходные сметы Товарищества;
• ведомости приёма взносов и платежей;
• документы (в том числе приложения к ним) общих собраний, заседаний правления, комиссий;
• отчёты ревизионной комиссии или внешних аудиторов;
• договоры с подрядными организациями и акты приёмки работ;
• сопроводительные документы на имущество общего пользования;
• судебные решения по делам с участием Товарищества;
• акты уничтожения документов.
4.5. Уничтожение документов проводится по решению правления Товарищества с обязательным участием бухгалтера (кассира).
4.6. Факт уничтожения документов фиксируется актом об уничтожении, в котором обязательно указываются:
• номер протокола заседания правления;
• наименование, дата регистрации, номера уничтоженных документов;
• лица, осуществившие уничтожение документов.
4.7. После уничтожения документов в соответствующих делах, номенклатуре делаются отметки об уничтожении для каждого документа (дела) с указанием даты и номера акта об уничтожении. Акты об уничтожении хранятся в отдельном деле Товарищества постоянно.

5. Заключительные положения
5.1.Настоящее Положение принимается на общем собрании членов Товарищества простым большинством голосов на правах внутреннего документа Товарищества.

 

 

 

 

 

 

X